O que é a automação de RH? Exemplos práticos

24 de Março, 2025

Os departamentos de recursos humanos são cruciais para o sucesso das empresas, uma vez que gerem o seu ativo mais valioso: as pessoas.

Os profissionais desta área são responsáveis por processos que vão desde o recrutamento, até ao onboarding, passando pela formação e desenvolvimento, processamentos salariais, gestão das férias e licenças, entre muitos outros.

Alguns destes processos tendem a envolver uma elevada carga administrativa, assim como tarefas manuais e repetitivas. Mas nem sempre tem de ser assim. A emergência e consolidação de tecnologias digitais e da inteligência artificial permitem que, hoje em dia, os gestores de RH consigam automatizar grande parte do seu trabalho recorrente.

Venha descobrir connosco o que é a automação de RH e alguns exemplos práticos de tarefas que podem ser automatizadas.  

O que é a automação de RH?

A automação de RH consiste na utilização da tecnologia para executar tarefas de gestão de recursos humanos de forma automática. O objetivo é otimizar os fluxos de trabalho, reduzindo a necessidade de realizar manualmente processos que tendem a ser repetitivos e demorados.  

A automatização de processos melhora a eficiência operacional e permite que os profissionais de RH se foquem em projetos mais estratégicos, relacionados com a gestão de pessoas e o crescimento do negócio.

Benefícios da automação de RH

Automatizar processos e tarefas de recursos humanos traz consigo vários benefícios:

• Maior eficiência: reduzir o volume de trabalho manual permite que os responsáveis de RH sejam não só mais produtivos, como também mais eficientes, uma vez que há uma capacidade acrescida de produzir mais com menos recursos;
• Menos erros: tarefas repetitivas abrem caminho ao erro humano e, quando as ferramentas digitais são devidamente parametrizadas para executarem essas tarefas, a margem de erro é menor;
• Experiência melhorada para candidatos e colaboradores: a automação torna os processos internos das empresas mais fluídos e ágeis, o que permite melhorar a experiência dos candidatos durante o recrutamento e preboarding, mas também a experiência global dos colaboradores.    

Exemplos práticos da automação de RH

Se listar todos os processos da sua equipa de RH, desde o recrutamento de um candidato até à eventual saída de um colaborador, é provável que muitos deles sejam padronizados e recorrentes. São esses processos que podem, muito provavelmente, ser simplificados e automatizados.  

1 – Recrutamento

Durante o processo de contratação de novos profissionais, podem ser automatizadas tarefas como:

• Pesquisa de potenciais candidatos em plataformas online como o LinkedIn, por exemplo;
• Triagem de currículos e filtro de candidaturas que cumprem os requisitos identificados;
• Fluxos de comunicações e lembretes para reduzir a não comparência em entrevistas e manter uma comunicação regular;
• Geração de propostas para apresentar aos candidatos selecionados;
• Entre outras.

2 – Onboarding

A fase de integração de novos colaboradores é também, por excelência, um período no qual muitas tarefas podem ser automatizadas:

• Criação de fluxos de emails explicativos sobre procedimentos da empresa, sobre a formação inicial, etc.;
• Fornecimento de acessos a ferramentas internas;
• Envio e receção de documentação assinada;
• Monitorização automática da conclusão de formações obrigatórias e envio de lembretes quando estas ainda não foram concluídas;
• Entre outras.

3 – Gestão de férias

A aprovação e gestão manual dos dias de férias dos colaboradores é suscetível de erro humano. Pelo contrário, um software de gestão de RH permite:

• Calcular o saldo de dias de férias de cada colaborador;
• Simplificar os pedidos de férias por parte dos colaboradores;
• Facilitar as aprovações por parte dos respetivos líderes.

4 – Processamentos salariais

Os pagamentos mensais são uma tarefa recorrente – uma vez que tem de ser realizada todos os meses – e tipicamente demorada. Além disso, eventuais erros humanos têm impacto direto no vencimento dos colaboradores (pode ser atribuído um montante inferior ou superior ou pode ser pago com algum atraso, por exemplo).

Neste sentido, há etapas dos processamentos salariais que podem – e devem – ser automatizadas:

• Cálculo do montante a transferir com base nos dias trabalhados (contemplando possíveis faltas, baixas médicas, licenças, etc.);
• Cálculo de comissões ou horas extraordinárias;
• Dedução de taxas e impostos;
• Geração e envio dos recibos de vencimentos;
• Entre outras.

5 – Benefícios extrassalariais

A atribuição e gestão dos benefícios extrassalariais também pode envolver alguma carga administrativa, sobretudo se a sua empresa tiver um plano de benefícios abrangente, com benefícios em várias áreas – por exemplo, alimentação, saúde, infância, educação, entre outras.

É necessário validar a elegibilidade dos colaboradores para determinados benefícios (como é o caso dos benefícios sociais de apoio à infância), tratar dos pedidos de emissão dos benefícios (por exemplo, dos cartões de refeição), efetuar as transferências dos montantes estipulados para cada colaborador, entre outros processos.

Neste contexto, ferramentas como o Portal Cliente da Edenred permitem realizar uma gestão centralizada, simples e autónoma dos múltiplos benefícios concedidos pela empresa aos colaboradores.

6 – Formação contínua

A existência de oportunidades de formação e desenvolvimento de competências é um dos aspetos mais valorizados pelos colaboradores em relação às empresas onde trabalham. Como tal, é importante montar um plano de formação sólido que contribua para o crescimento dos profissionais, mas também para a sua satisfação e envolvimento.

Para isso, deve alicerçar esse programa de formação em ferramentas digitais que permitam:

• Disponibilizar formações com base na função, departamento, mas também nos interesses dos colaboradores;
• Monitorizar o progresso e enviar lembretes a estimular a conclusão das formações obrigatórias;
• Criar conteúdos formativos relevantes, atualizados e interativos que mantenham os colaboradores interessados e motivados.

7 – Offboarding

Tal como acontece na sua chegada à empresa, também o momento de saída de um colaborador envolve um conjunto de tarefas por parte do departamento de RH. Geralmente, é necessário:

• Preparar a transição e respetiva passagem de pasta junto da equipa;
• Assegurar a entrega dos equipamentos da empresa e revogar acessos a ferramentas internas;
• Liquidar contas referentes ao vencimento, subsídios, dias de férias não gozados, etc.;
• Promover uma entrevista de saída do colaborador;
• Comunicar a saída à restante empresa e ajustar recursos internos, como por exemplo organogramas.

Estes processos devem estar bem definidos e padronizados, de forma que seja possível automatizar muitas das etapas envolvidas. Por exemplo, o inquérito de saída pode ser enviado de forma automática, por email, com um formulário que permita captar e sistematizar as respostas dos profissionais. A análise desses dados pode fornecer informações valiosas sobre os motivos pelos quais as pessoas estão a abraçar outros desafios profissionais.    

Como podemos ver, a automação de RH pode ser aplicada a um grande número de processos levados a cabo pelos departamentos de recursos humanos.

Comece por identificar as áreas nas quais o trabalho manual é mais prevalente e possa estar a gerar ineficiências. Depois, procure perceber quais as plataformas mais adequadas para simplificar essas tarefas e otimizar os fluxos de trabalho.

Embora a implementação de alguns processos de automação possa envolver algum esforço inicial, o saldo em termos de produtividade e agilidade será certamente positivo a médio e longo prazo.