7 Dicas práticas para tornar as suas reuniões mais produtivas
28 de Março, 2025
As reuniões fazem parte do dia a dia de muitos profissionais. Estes momentos são fundamentais para agilizar a comunicação dentro de uma equipa, ou entre equipas, para debater ideias e para tomar decisões estratégicas que impactam os colaboradores e o negócio.
Mas, sendo a sua importância inegável, será que todas as reuniões cumprem estes objetivos? A verdade é que, quando uma reunião não é bem conduzida, pode facilmente tornar-se pouco produtiva e ineficiente: os participantes ficam desmotivados, pouco envolvidos, e a qualidade das decisões e dos resultados é prejudicada.
Se esta é uma realidade frequente para si, descubra connosco 7 dicas práticas para tornar as suas reuniões mais produtivas.
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A importância de promover reuniões mais produtivas
De acordo com o State of Meetings Report 2025, um profissional pode passar, em média, 392 horas por ano em reuniões, o que corresponde a quase 50 dias de trabalho.
Em paralelo, as organizações dedicam, em média, 15% do seu tempo coletivo a reuniões. No entanto, 67% dessas reuniões são consideradas pouco produtivas e 92% dos colaboradores admitem fazer multitasking quando estão numa reunião.
Assim, embora as reuniões sejam fundamentais para promover a colaboração, criatividade e inovação, isso só pode acontecer verdadeiramente se estes momentos forem bem geridos e conduzidos.
1 – Clarifique o objetivo da reunião
Antes de marcar uma reunião, tenha clara a resposta à pergunta “esta reunião vai servir para quê?”. Se for só para partilhar informação ou pedir uma opinião, será que não pode fazê-lo por outra via (por exemplo, por email ou mensagem)? Se for para tomar uma decisão, não será suficiente falar com quem tem poder para decidir?
Se continuar a fazer sentido manter a reunião, ter um objetivo claro vai ajudá-lo a conduzi-la de forma mais eficaz. Pelo contrário, se esse objetivo não for percetível para os participantes, a reunião pode tornar-se frustrante e infrutífera.
2 – Defina uma agenda
Procure detalhar, na prática, o que pretende ver discutido ou resolvido até ao final da reunião. Partilhe previamente esses tópicos com os participantes, para que todos estejam preparados e possam intervir de forma mais relevante.
Em função dessa agenda, estabeleça o tempo necessário para a reunião.
3 – Convoque as pessoas certas
Quanto mais pessoas participarem uma reunião, maior a probabilidade de esta se tornar pouco eficiente. Seja seletivo e garanta que convida apenas as partes interessadas no tema em questão e as pessoas com poder de decisão. Se alguém cuja presença é preponderante não puder estar presente, então adie a reunião.
Caso tenha dúvidas sobre a necessidade de convocar alguém, ou não seja claro para si quem é o decisor, procure saber antes de marcar a reunião.
4 – Alerte os participantes para eventuais atrasos
A falta de pontualidade tende a ser socialmente aceite, e algo que as pessoas acabam por relativizar, mas é um aspeto que conduz a perdas significativas de tempo. Por conseguinte, resulta em reuniões menos eficientes e produtivas.
Tente sensibilizar os participantes para a importância de cumprir horários e de respeitar o tempo das outras pessoas. Os atrasos crónicos são, muitas vezes, um sintoma de um problema de gestão de tempo mais profundo e enraizado na própria cultural organizacional.
5 – Garanta que alguém conduz a reunião
É fundamental que exista uma pessoa responsável por conduzir a reunião. Essa pessoa deve procurar garantir que todos os intervenientes são ouvidos, que estes não se desviam do tópico central e que os objetivos da reunião são cumpridos no tempo disponível.
6 – Tire conclusões e determine próximos passos
Tenha sempre em mente que uma reunião deve ser orientada para um resultado. Como tal, é importante acabar com um resumo do que foi discutido ou decidido com vista ao cumprimento desse objetivo.
Termine cada reunião com um plano de ação concreto sobre os próximos passos, as responsabilidades de cada interveniente e os prazos a ter em conta.
7 – Partilhe informação depois da reunião
Não é necessário elaborar um relatório exaustivo de cada reunião, mas é muito importante partilhar notas com as principais ideias discutidas e as ações esperadas de cada participante.
Esta formalização contribui para aumentar o sentido de responsabilidade das pessoas envolvidas e pode servir de lembrete quando alguma tarefa está em falta.
Ao adotar estas boas práticas, e se o mesmo for feito de forma estrutural e transversal dentro de uma organização, estará a maximizar o potencial que as reuniões têm enquanto ferramentas de colaboração e inovação.
Se quer potenciar a sua produtividade e eficiência, é fundamental passar de um paradigma de reuniões demasiado longas e frequentes, com agendas pouco estruturadas e com muitos participantes para um paradigma de reuniões curtas e concisas, com as pessoas certas e centradas na discussão de temas específicos.