Técnicas para uma gestão de tempo mais eficaz

20 de Junho, 2025

No dia 20 de junho assinala-se o Dia Mundial da Produtividade e não é possível falar de produtividade sem falar de gestão de tempo. Ao melhorarmos a nossa capacidade de gerir bem o nosso tempo, estamos a contribuir para trabalharmos de forma mais produtiva e, acima de tudo, mais eficiente.

Embora algumas pessoas considerem que são naturalmente mais desorganizadas, ou mais propensas à distração, a verdade é que a gestão de tempo é uma competência que pode ser aprendida e aprimorada.

Venha descobrir connosco porque é que é importante gerir o seu tempo de forma mais efetiva no trabalho e que técnicas pode usar para fazê-lo.

Porque é que é importante gerir melhor o seu tempo?

A gestão de tempo refere-se, na prática, ao processo de alocar o seu tempo de forma mais intencional, mais inteligente e mais eficaz. Isso permite-lhe, não só, aumentar a quantidade do trabalho produzido – fazer mais em menos tempo – mas, mais importante do que isso, potenciar a qualidade dos resultados.

Uma boa gestão de tempo traz consigo vantagens como:

• Redução do stress no trabalho (uma vez que fica menos assoberbado com a carga de trabalho);
• Aumento da energia e da confiança;
• Aumento da eficiência e da satisfação no trabalho;
• Possibilidades de crescimento e progressão na carreira;
• Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional (por conseguir ter mais tempo de qualidade para si).

Dicas para uma gestão de tempo mais eficaz

Gerir melhor o seu tempo pode envolver várias estratégias, relacionadas com a definição de limites e de prioridades, com a eliminação de distrações e com uma organização mais clara do trabalho.

1 – Perceba como está a gastar o seu tempo

O primeiro passo para conseguir gerir melhor o seu tempo passa, necessariamente, por saber quanto tempo demora a realizar as suas tarefas. Faça uma espécie de auditoria ao seu tempo, ou seja, monitorize o tempo que gasta nas atividades recorrentes do seu trabalho. Pode usar alguma ferramenta ou aplicação de controlo de tempo, como o Toggl, o Harvest ou o ClickUp, por exemplo.

Tente fazer o mesmo para o tempo que, eventualmente, possa passar a procrastinar ou possa distrair-se com estímulos externos (por exemplo, redes sociais).

Ter uma noção mais real destes números irá permitir-lhe ser mais realista no planeamento do seu trabalho, perceber se é possível otimizar a execução de algumas tarefas rotineiras ou repetitivas e considerar, ainda, a mitigação de potenciais distrações.

2 – Defina prioridades com a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower tornou-se um célebre modelo de gestão de tempo e consiste em organizar as tarefas por urgência e por importância. Ao distribuir as suas tarefas nos quatro quadrantes desta matriz, irá ter mais visibilidade de quais deverá priorizar.

Esses quadrantes são:

1. Importante e urgente: tarefas que são relevantes para os seus objetivos e devem ser priorizadas;
2. Importante, mas pouco urgente: podem ser realizadas mais tarde;
3. Urgente, mas pouco importante: se possível, devem ser delegadas, uma vez que não contribuem para os seus objetivos;
4. Pouco urgente e pouco importante: podem ser realizadas apenas quando tiver tempo livre.

3 – Divida o seu tempo em blocos

Existem alguns modelos de gestão de tempo que recomendam a divisão do tempo em blocos, para que as pessoas possam focar a sua energia numa tarefa ou num projeto de cada vez.

Duas das técnicas mais reconhecidas são a Pomodoro e a Eat The Frog (engolir o sapo).

O método Pomodoro sugere que as pessoas, com recurso a um temporizador, dividam o seu horário de trabalho em intervalos de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de pausa. Durante esses 25 minutos, devem focar-se numa única tarefa e evitar distrações, sendo que podem utilizar os 5 minutos seguintes para descansar. Após quatro “pomodoros”, ou seja, quatro séries de 25+5 minutos, podem fazer uma pausa maior, de 20-30 minutos. A realização de pausas regulares favorece a concentração e a criatividade, além de ajudar a reduzir a fadiga mental.

Por sua vez, o método Eat The Frog tem como objetivo ajudar as pessoas que tendem a procrastinar ou que têm dificuldade em evitar as distrações. A premissa desta técnica é simples: se existe uma tarefa maior, mais importante ou mais desafiante, então deve ser essa a primeira tarefa a ser realizada. Só depois de as pessoas “engolirem esse sapo” é que devem passar para as tarefas seguintes. Esta visão visa contrariar o hábito que muitas pessoas têm de protelar as tarefas mais difíceis, o que pode gerar stress e ansiedade ao longo do dia de trabalho.

4 – Faça um planeamento diário

Invista alguns minutos do seu dia para planear as tarefas que pretende realizar no dia seguinte. Desta forma, já saberá exatamente o que tem de fazer e quais as tarefas a priorizar quando começar a trabalhar.

A sua lista de tarefas deve ser realista e atingível face ao tempo que tem disponível. Além disso, pode ir assinalando as tarefas já realizadas para ganhar motivação para prosseguir o seu trabalho.

5 – Dedique-se a uma tarefa de cada vez

Ao contrário do que algumas pessoas possam pensar, o multitasking tende a ser inimigo da produtividade e da eficiência.

Vários estudos demonstram que, ao dedicar a sua atenção de forma parcial a várias coisas em simultâneo, isso pode resultar numa compreensão incompleta das necessidades e numa execução mais imprecisa das tarefas. Em última instância, e embora possa ter produzido mais em menos tempo, é muito provável que os resultados tenham sido mais ineficientes.

Além disso, a sobrecarga mental associada ao multitasking é superior do que quando se foca em apenas uma tarefa.

6 – Automatize tarefas repetitivas

As suas funções requerem a realização recorrente de uma mesma tarefa? Por exemplo, a inserção manual de dados numa plataforma, a criação de relatórios mensais, o envio de emails de follow-up, a resposta a perguntas frequentes no atendimento ao cliente, entre muitas outras.

Identifique essas tarefas rotineiras e procure perceber se estas podem ser automatizadas com recurso a alguma regra ou ferramenta de automação. Ao criar esses automatismos está, não só, a otimizar a gestão do seu tempo, mas também a permitir que esteja mais disponível para projetos mais estratégicos e de maior valor acrescentado.

7 – Bloqueie eventuais distrações

Dependendo do seu local de trabalho, e do tipo de função que desempenha, os estímulos externos e potenciais distrações podem ser variados. Por exemplo, se trabalha ao computador, é possível que tenha a tentação de abrir as suas redes sociais, sites de notícias ou de compras, por exemplo. O mesmo pode acontecer se puder ter o seu telemóvel por perto.

No que diz respeito ao telemóvel, pode considerar mantê-lo mais afastado ou, em alternativa, desativar as notificações. Pode ainda instalar a aplicação Forest, que o incentiva a ficar longe do telemóvel ao mesmo tempo que contribui para a sustentabilidade do planeta. A lógica é a seguinte: quanto mais tempo passar sem mexer no telemóvel, mais as árvores crescem, mas se for ao telemóvel antes do tempo definido, as árvores morrem. Depois, pode converter moedas virtuais que ganha na app em donativos para plantar árvores reais em áreas desflorestadas do planeta.

Já no computador, pode instalar a aplicação Freedom, que lhe permite bloquear o acesso a redes sociais, sites de compras, vídeos, jogos, entre outros. Pode decidir os sites a bloquear e ainda os intervalos temporais nos quais estes deverão estar inacessíveis.

8 – Mantenha o seu espaço de trabalho organizado

A desordem ou a desarrumação podem contribuir para aumentar os níveis de stress e ansiedade. Consequentemente, a resposta das pessoas, mesmo que inconsciente, tende a ser de fuga em relação ao trabalho que tem de ser feito.

Elimine do seu espaço de trabalho qualquer objeto que não seja necessário, arquive ou recicle todos os documentos dos quais já não precisa.

Faça o mesmo com o seu espaço de trabalho “virtual”. Se trabalha ao computador, organize os seus ficheiros em pastas devidamente identificadas e de fácil acesso. Apague também todos os ficheiros e aplicações que já não usa.