Conhece o conceito de preboarding? Descubra a sua importância

5 de Julho, 2024

Nem sempre é fácil começar a trabalhar numa nova empresa e numa nova equipa. É muito importante que os profissionais se sintam preparados e acompanhados na hora de abraçar um novo desafio.

Ao contrário do que se possa pensar, o onboarding de um colaborador numa organização começa antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho. O período que antecede a entrada do trabalhador recém-contratado é chamado de preboarding e vários estudos demonstram que constituiu uma etapa crucial para promover a posterior retenção de talentos.

Mas o que é mesmo o preboarding? Quais os benefícios de um processo de preboarding robusto? Descubra connosco.

O que é o preboarding?

O preboarding refere-se ao processo de acolhimento e acompanhamento que as empresas levam a cabo após um candidato aceitar uma proposta de emprego e até ao seu primeiro dia de trabalho.

É uma fase determinante na jornada do colaborador, que envolve não só aspetos burocráticos, administrativos e logísticos, mas que também deve servir para as empresas fomentarem, desde cedo, o envolvimento e a integração na cultura organizacional.

O período entre a aceitação da proposta por parte do candidato e o seu primeiro dia de trabalho pode ser considerável – por exemplo, se for necessário cumprir o aviso prévio previsto com a entidade empregadora atual -, pelo que é fulcral que os profissionais se sintam acompanhados durante este processo de transição.   

Porque é que o preboarding é importante?

Existe uma relação direta entre o preboarding e uma experiência do colaborador positiva. Ainda assim, 64% dos profissionais afirmam não ter passado por qualquer processo de preboarding (Talentech, 2021).

Um processo sólido de preboarding permite que o colaborador se sinta acompanhado e informado, mas também ajuda a gerar entusiasmo em torno deste novo desafio e ajuda a promover o sentimento de pertença nesta fase ainda preliminar.

Uma vez que as primeiras impressões contam, e tendem a perdurar e a moldar a opinião dos profissionais, é muito importante que as organizações demonstrem proximidade, organização e disponibilidade desde o início.

Passos para um processo de preboarding sólido

1 – Envie comunicações de boas-vindas

Parece simples, mas nem todas as empresas o fazem. Enviar um email de boas-vindas vai fazer com que os profissionais se sintam acolhidos, valorizados e entusiasmados por começar a trabalhar.

Aproveite este email para partilhar informações relevantes e para demonstrar que a equipa aguarda com expetativa a entrada do novo colega.

2 – Partilhe o plano de onboarding

A maioria das pessoas prefere saber com o que pode contar nos primeiros dias de trabalho numa nova empresa. Crie uma agenda com uma explicação breve dos momentos previstos na integração, indicando também as pessoas envolvidas em cada um.

Com este planeamento, as pessoas recém-contratadas vão sentir-se mais situadas e preparadas.

3 – Comece a tratar da “papelada”

O preboarding é a altura ideal para ir preparando toda a documentação inerente à entrada de um novo colaborador. Durante este período, pode solicitar as informações necessárias para inserir em contratos, seguros, entre outros.

4 – Prepare o local de trabalho e respetivos equipamentos

Antecipar a entrada de um novo colaborador também envolve aspetos práticos como a mesa na qual ele irá sentar-se ou o computador que irá usar, por exemplo. E tudo isto deve ser acautelado antes do primeiro dia de trabalho.

Faça uma lista das necessidades por departamento ou por função, de forma a que estes procedimentos estejam estabelecidos sempre que entra um novo trabalhador.

5 – Informe as equipas de que vai entrar uma pessoa nova

É pouco provável que os líderes se esqueçam de informar as respetivas equipas de que terão um colega novo. Porém, enquanto responsável de RH, pode sempre fornecer algumas diretrizes de como podem fazê-lo. 

É importante clarificar quais serão as responsabilidades deste novo colaborador e quais os projetos nos quais se espera que venha a estar envolvido.

6 – Mostre-se disponível

Um dos principais objetivos que as empresas devem endereçar durante o preboarding está relacionado com o envolvimento do colaborador.

Suscitar o entusiasmo e o desenvolvimento de um sentimento de pertença só pode acontecer por meio de uma comunicação que demonstre que está disponível para responder a eventuais dúvidas e questões.  

O preboarding tende a ficar na sombra do onboarding, mas a verdade é que ambas as fases podem influenciar de forma muito significativa a perceção dos profissionais acerca da empresa.